企业架构的含义
所谓企业架构是指企业部门设置与岗位配置的组织模式。在已经发展成型的企业里,企业架构在一定时期内一般处于相对稳定的状态。
部门架设
企业部门是指为完成企业使命与企业活动而建立的组织单位。一般而言,在企业部门组织架构中,最大的单位是区或部,最小的单位是组,按单位由大到小可以划分为区(Division)、部(Department)、分部(Sub-Department)、组(Group)四个层次。在一些特殊的企业里,部门组织架构还有可能存在一种更小的单位——团队(Team)。团队与组不同,组属于企业中一个固定的、长期不变的部门,负责企业常规性事务;而团队是临时的、变动的,负责的是企业的非常规性事务,它随项目的产生而出现,随项目的完成而消失。
无论是区、部、分部、组还是团队,在一个企业里,每一种部门组织架构的设置都对企业的运营和发展产生举足轻重的影响。在进行企业管理时,应结合企业的实际情况以及实际需要,确立一种科学、合理的部门架设模式,赋予每个部门明确的工作职责、工作内容和工作权限,充分发挥各个部门的功能,从整个上促进企业的建设与发展。
(1)解读企业部门架设三维立体图
如图表2所示,企业相当于一个立体容器,部门相当于这个立体容器划分成的更小的容器单位,而岗位则是处于细分后的容器单位里面的。相对而言,在一定时期内,企业这个立体容器的容积是固定的,即企业架构中的资源是有限的。如何最大限度地利用企业中的人力、物力、财力资源,充分发挥这三种资源的能量,以实现企业最大效益目标是解读企业部门架设三维立体图的最终目的。
在立体容器中,每个容器单位对应不同的部门,每个部门的设置由其具体的工作职责、工作内容以及工作权限共同确定。因此,在一个运作正常的企业里,部门重叠的现象是不会发生的。
(2)部门架设组织形态与管理模式
根据工作性质与团队组建形式的不同,在一个企业里,部门架设可分为动态组织和静态组织两种。
对静态组织的管理一般采取金字塔管理模式。例如对于企业中常态部门的管理,由于常态部门在很长一段时期内是固定不变的,也即处于静止状态,而且部门本身在纵向上具有明显的层级之分,由高到低存在两个以上的管理层次,因此,对部门的管理适合采取金字塔管理模式。
与动态组织相对应的管理模式一般是点面管理模式。例如对某个项目的管理,由于项目具有明显的阶段性和针对性,项目团队随项目的产生而出现,随项目的结束而消失,其在企业中并非一个固定的常态组织,管理层次比较简单,因此,不管是在管理上还是在执行上,一般是由项目团队的Leader直接领导或指导整个团队的工作,以点对面的形式直接对项目进行统筹管理。
需要注意的是,在管理层级超越两级的动态组织空间中,则可能同时存在点面管理模式和金字塔管理模式。如在微软公司,当某个项目有几百甚至上千名员工且管理层中又存在不同级别的工程师时,其管理则需要同时采取金字塔管理模式和点面管理模式,只有这样才能充分和合理地利用项目团队中的三大资源,提高整个项目团队的工作效率。
岗位设置
所谓岗位设置是指科学地对企业内部各个部门的职能进行合理划分,明确规定每个细分单元的工作职责、工作内容和工作要求,并根据工作内容赋予每个细分单元相应的工作权限。就岗位的性质而言,其具有以下四方面特征:
1)
2)
3)
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此外,由于每个岗位都是由具体的工作职责、工作内容和工作要求共同确定的,因此,不管是在一个企业里,还是对于某个职能部门而言,在正常情况下,工作岗位是不会出现重叠的。
每个岗位都有具体的工作指责和工作内容,其中工作职责是指设置该岗位的目的和作用,工作内容是为达到该岗位目的和实现岗位作用所需操作的具体事项,而工作要求则是指操作该岗位具体事项所需具备的条件、素质和能力。在一个企业里,每个岗位的工作内容和工作权限是相互对应的,有一定的工作内容就有一定的工作权限与之相匹配。
岗位工作职责和工作内容是企业架构的最基本元素。在一个企业里,工作岗位是企业活动的直接载体,也即当一个职能部门要下达企业任务或者分离企业目标时,是将企业任务或企业目标落实到相应的岗位上,再将人力分配填充到该岗位上去,而并非下达或分离给岗位上的员工,员工只是工作岗位上的附属元素,负责执行该岗位所承载的工作任务。
需要注意的是,在一个岗位上可以安排一名或同时安排多名员工,这主要由岗位的工作内容以及实际需要而定。这里普遍存在两种情况:一是岗位权限一致,工作内容重叠;二是工作权限相异,工作内容不同。
相应地,一名员工可从事多个工作岗位,并有可能同时处于静态与动态两类部门当中。如图表3所示,在静态部门中从属于某个岗位的员工A同时也可以在动态部门中担任某个岗位。如果这两个岗位的工作内容与工作权限完全不一致,则可以说是动态部门向静态部门借用员工A,借用对象是岗位上的人。在这种情况下,A的工作职责会因两个不同的部门而改变。但如果这两个岗位的工作内容和工作权限完全一致,则应视为动态部门向静态部门借用A所在的岗位,借用对象是岗位。在这种情况下,A的工作职责并不会因身处两个不同的部门而有所改变。